Als WFM-specialist wil ik mijn specialisme optimaal gebruiken zodat het maximaal impact heeft op de organisatie waar ik voor werk. Maar hoe krijg ik mijn organisatie zo ver dat zij op een andere manier tegen werk aan gaan kijken? En hoe kan ik mijn directie overtuigen dat workforce management essentieel is voor bedrijfsoptimalisatie? Sterker nog hoe krijg ik het gedachtengoed van workforce management bij elke medewerker tussen de oren?

Mijn taak is het geven van de juiste tools om medewerkers efficiënt te roosteren: het inzetten van medewerkers op het juiste moment en op de juiste plek. Vanuit mijn werkervaring begreep ik dat dit niet zomaar geregeld is. Ik wist dat het goed voorstellen van hoeveelheid werk cruciaal is om uiteindelijk de invloed van medewerkers op het rooster te vergroten. Hiervoor had ik inzicht nodig in ‘waar de tijd qua werk’ in gaat zitten, oftewel de normtijden voor de capaciteitsberekeningen.

Het inhuren van een externe onderzoeksbureau lag voor de hand. Echter ik had onvoldoende budget voor groot onderzoek en ik had het antwoord nu nodig. Hoe kon ik het voorspellen van de hoeveelheid werk dan correct uitvoeren? En hoe kon ik inspelen op de actualiteit zonder de kennis van de medewerker op de vloer te vergeten? Het antwoord was simpel: op basis van feiten en niet op onderbuikgevoel. Maar ja dat was al een uitdaging op zich…

Na partijtje squash en sparren met mijn vrienden hadden we snel het idee voor ogen: maak gebruik van de smartphone van de medewerkers. Waarom betrekken we de medewerkers zelf niet bij het tijdstudie onderzoek om direct inzicht te krijgen in de feiten? Een soort van BYOD (Bring Your Own Device). “Wat een handige app!”, waren de eerste reacties. Hiermee werden zij onderdeel in het vergroten van hun eigen werkplezier.

Ik kon op een leuke speelse manier de medewerkers de data laten verzamelen zonder afhankelijk te zijn van een duur onderzoeksbureau. De medewerkers waren enthousiast omdat ik op relatief korte termijn het resultaat kon delen. Ik heb nu mijn specifieke normtijden waarmee efficiënter plannen mogelijk gemaakt wordt en daarmee winstgevendheid vergroot kan worden.

RunTheDay, de tool voor het uitvoeren van tijdstudies heeft mij geholpen om strategisch workforce management beter op de kaart te zetten!